Keputusan Manajemen

Posted by : Lintang Aprian Nur Asa Rabu, 15 November 2017

Keputusan dalam Dunia Manajemen Umum

Teori Keputusan

Dalam kehidupan sehari-hari setiap manusia dihadapkan pada persoalan dimana dia harus mengambil keputusan. Mulai yang sederhana seperti misalnya memutuskan untuk memperpanjang waktu tidur di pagi hari dengan segala resiko yang akan dihadapai, sampai hal-hal yang sulit bahkan komplek. Keputusan ini dapat bersifat pribadi maupun sosial atau bersifat jangka pendek maupun jangka panjang yang mau tidak mau harus diputuskan, bahkan tidak mengambil keputusanpun adalah bagian dari keputusan itu sendiri.

Dalam bidang pengambilan keputusan, ilmu statistika mempunyai peran yang sangat penting dimana dari jaman awal mula peradaban manusia seperti mengelompokkan benda-benda, atau adanya permainan “astragali” pada jaman mesir kuno, bahkan kaisar romawai Claudius (10 SM – 54 M) telah menulis buku yang berjudul “Bagaimana Menang dengan Dadu”. Seiring dengan perkembangannya, ilmu statistika telah mengembangkan cabang statistik baru yaitu teori keputusan statistika.

Setiap pengambilan keputusan selalu akan menghadapai empat keadaan, yaitu :

a) Kepastian (certainty)

b) Ketidakpastian (uncertainty)

c) Risiko (risk)

d) Konflik (conflict)

Teori keputusan dalam ilmu statistik berhubungan dengan resiko dan ketidak pastian :

Keputusan dengan kondisi kepastian terjadi apabila semua informasi yang dijadikan dasar keputusan tersedia dan valid atau informasi bersifat sempurna dan tidak bias.

Keputusan dalam kondisi ketidak pastian menunjukkan kondisi suatu keputusan tidak mempunyai informasi yang sempurna dan probabilitas suatu kejadian tidak diketahui.

Keputusan dalam kondisi beresiko terjadi apabila suatu keputusan tidak mempunyai informasi yang sempurna, namun mempunyai kemungkinan atau probabilitas suatu peristiwa akan terjadi.

Keputusan dalam kondisi konflik yaitu keputusan dimana terdapat dua atau lebih kepentingan. Terhadap kepentingan tertentu memiliki skala prioritas, sehingga keputusan dapat diterima oleh semua pihak. Setiap keputusan dalam statistika mempunyai elemen yang terdiri dari :

a) tindakan atau alternatif yang tersedia

b) state of nature yaitu peristiwa atau kejadian yang tidak dapat dihindati atau dikendalikan oleh pengambil keputusan

c) hasil atau payoff dari setiap alternatif keputusan

Pilihan atau alternatif adalah membuat setiap keputusan mempunyai minimal dua atau lebih peristiwa

atau kejadian.

State of nature mengambarkan suatu keadaan atau kondisi di luar kendali dari pengambil kebijakan, Kondisi demikian terjadi karena kondisi yang dijadikan dasar pada saat pengambilan keputusan, sudah berubah akibat dari kejadian yang luar biasa.

Hasil atau payoff yaitu kombinasi hasil dari setiap alternatif dan kondisi yang akan terjadi, misalnya pada saat memutuskan untuk berinvestasi tanah, maka jika kondisi baik harga akan naik 20% dan kondisi buruk bisa rugi.

Hubungan elemen-elemen dalam keputusan (peristiwa, tindakan dan hasil) menurut Lind (2002) adalah sebagai berikut :

– Peristiwa : Ketidakpastian berkenaan dengan kondisi mendatang. Pengambil keputusan tidak mempunyai kendali terhadap kondisi mendatang.

– Tindakan : Dua atau lebih alternatif dihadapi pengambil keputusan. Pengambil keputusan harus mengevaluasi alternatif, memilih alternatif dengan kriteria tertentu.

– Hasil : kondisi dimana terjadi sesuai dengan diinginkan atau positif, tidak sesuai dengan yang diinginkan atau negatif dan atau tidak terjadi perubahan atau tetap.

Dua kondisi pengambilan keputusan :

Pengambilan keputusan Beresiko, memperhatikan:

a) nilai yang diharapkan (expected value-EV). Nilai EV yang tinggi merupakan keputusan yang terbaik.

b) memperhatikan kehilangan kesempatan terbaik (expected opportunity loss-EOL). Nilai dengan EOL terendah adalah keputusan yang terbaik.

c) memperhatikan informasi yang sempurna (expected value of perfect informations-EVPI). EVPI memperhatikan faktor informasi yang sempurna sehingga dapat mengoptimalkan tingkat keuntungan

Pengambilan keputusan dalam Ketidakpastin, beberapa cara untuk mengambil keputusan diantaranya :

a) Kriteria Laplace yaitu memberikan probabilitas yang sama terhadap setiap kejadian.

b) Kriteria Maximin yaitu memilih peristiwa yang pesimis dan memilih alternatif yang terbaik.

c) Kriteria Maximax yaitu memilih peristiwa yang optimis dan memilih alternatif yang terbaik.

d) Kriteria Hurwicz yaitu membuat koefisien optimis yang mengukur berapa keyakinan terhadap peristiwa optimis dan sebaliknya pesimis.

e) Kriteria Regret yaitu menentukan hasil dengan opportunity loss, dan mencari nilai yang terendah dari regret maksimum.

Salah satu alat yang digunakan untuk mengambil keputusan dalam teori keputusan adalah “Diagram Pohon Keputusan / Decision Tree” yang berguna untuk menyusun beberapa alternatif dengan hasil bersyarat (conditonal payoff), keputusan yang terbaik adalah dengan nilai EV yang tertinggi.

Tipe Keputusan Manajemen

Pengambilan keputusan ( Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

a) Keputusan Tidak Terstruktur (unstructured decision)

keputusan yang tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas. Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar, Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaari lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur

yang jarang terjadi.

b) Keputusan Setengah Terstruktur (semi-structured decision)

keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak tersruktur. Keputusan tipe ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan-perhitungan serta analisis yang terperinci. Contoh dari keputusan tipe ini misalnya adalah keputusan membeli sistem komputer yang iebih canggih. Contoh yang lainnya misalnya adalah keputusan alokasi dana promosi.

c) Keputusan Terstruktur (structured decision)

keputusan yang berulang-ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contoh dari keputusan, tipe ini misalnya adalah keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang dan lain sebagainya

Manajemen dan Pengambilan Keputusan

Manajemen di dalam suatu organisasi sangat berpengaruh terhadap pengambilan keputusan. Menurut tingkatannya manajemen dibedakan menjadi 3 tingkat, yaitu:

a) Manajemen Puncak | Top Level of Management

Pengambilan keputusan tidak terstruktur digunakan oleh manajemen puncak sebagai bahan pertimbangan untuk perencanaan strategis yang meliputi penentuan tujuan dan sasaran serta rencana jangka panjang organisasi, Manajemen Puncak bertanggung jawab terhadap arah kemajuan perusahaan. Informasi yang dibutuhkan manajemen tingkat ini ialah informasi yang luas mengenai arah kecendrungan perusahaan dan lingkungan eksternal. Manajemen Puncak atau Top Level Management umumnya terdiri atas direksi, CEO (Cheif Executive Officer), GM atau General Manager atau yang sering pula disebut Presiden Direksi (presdir). Direksi merupakan perwakilan dar pemilik perusahaan atau Pemegang Saham, mereka dipilih oleh pemegang saham perusahaan, dan CEO dipilih oleh Dewan Direksi perusahaan.

Ciri ciri dan Peran yang paling utama dari manajemen puncak adalah sebagai berikut:

· Menentukan rencana, tujuan, serta kebijakan perusahaan atau organisasi

· Bertanggungjawab atas keseluruhan manajemen dibawahnya yang ada pada organisasi

· Memobilisasi sumber daya yang dimiliki perusahaan yang tersedia

· Manajemen puncak umumnya bekerja dari pemikiran, perencanaan lalu memutuskan, maka dari itu manajemen puncak juga sering disebut Otak organisasi atau Administrator

· Mempersiapkan rencana jangka panjang perusahaan

· Manajemen puncak mempunyai wewenang serta tanggung jawab yang maksimal.

· Manajemen puncak merupakan otoritas tertinggi pada sebuah organisasi, bertanggungjawab secara langsung kepada pemilik perusahaan (Pemegang Saham), Pemerintah maupun ke Masyarakat umum.

· Manajemen puncak memerlukan keterampilan konseptual yang lebih dibandingkan keterampilan secara teknis

b) Manajemen Tingkat Menengah | Middle Level of Management

Manajemen tingkat menengah berada pada tengah tengah dari hierarki pada sebuah perusahaan atau organisasi. Manajemen Tingkat Menengah bertanggungjawab atas pelaksanaan rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen puncak. Pengambilan keputusan yang digunakan oleh manajemen pada tingkat ini adalah Keputusan setengah terstruktur (semi-structured decision). Manajemen tingkat menengah bisa meliputi beberapa tingkatan, membawahi dan mengarahkan aktivitas aktivitas manajer dibawahnya. Manajemen pada tingkat ini memiliki tanggung jawab terhadap segala aktivitas yang dilakukan oleh tingkatan manajemen yang lebih rendah dan bahkan terkadang terhadap beberapa karyawan operasionalnya. Manajemen pada tingkat menengah ini umumnya terdiri atas Kepala Departemen atau HOD, Manajer Cabang, Junior Executive. Kepala Departemen semisal Manajer Keuangan, Purchasing Manager dan yang lain lain. Manajer Cabang contohnya kepala cabang perusahaan atau unit lokal. Junior Eksekutif contohnya adalah Asisten Manajer Pembelian, Asisten Manajer Keuangan dan yang lainnya. Manajemen Tingkat Menengah ini dipilih oleh Manajemen Puncak. Tugas dan peran manajemen tingkat menengah beberapa diantaranya seperti berikut ini:

· Menjalankan perintah, kebijakan, rencana yang telah disusun oleh manajemen puncak

· Memberi saran atau rekomendasi kepada manajemen puncak

· Mengkoordinasikan seluruh aktivitas dari semua departemen yang ada

· Berkomunikasi dengan manajemen puncak dan manajemen tingkat yang lebih rendah posisinya

· Mempersiapkan rencana jangka pendek, umumnya disusun hanya untuk 1 hingga 5 tahun

· Mempunyai keterbatasan tanggung jawab dan wewenang karena manajemen tingkat menengah ini merupakan perantara manajemen puncak dengan manajemen yang lebih rendah.

· Bertanggung jawab secara langsung kepada Dewan Direksi dan CEO perusahaan

· Membutuhkan keterampilan yang lebih manajerial serta teknis dan kurang membutuhkan keterampilan yang sifatnya konseptual

c) Manajemen Lini Pertama (First Line Management)

Manajemen Lini Pertama atau Low Level Management adalah tingkatan manajemen yang paling rendah dalam sebuah organisasi yang memimpin serta melakukan pengawasan terhadap tenaga tenaga operasional pada sebuah perusahaan atau organisasi serta tidak membawahi manajer yang lain. Pengambilan keputusan yang digunakan oleh manajemen pada tingkat ini adalah Keputusan terstruktur (structured decision). Manajeemn Lini Pertama ini umumnya terdiri atas mandor dan pengawas yang dipilih oleh manajemen level menengah. Mereka biasanya juga disebut dengan tingkat Supervisor atau pengawas. bahkan mereka pula dikenal sebagai manajemen operasional yang terlibat secara langsung dalam proses produksi dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan rencana rencana yang sudah ditentukan oleh manajemen yang lebih tinggi. Manajemen tingkat yang paling bawah ini melaksanakan beberapa aktivitas seperti berikut ini:

· Mengarahkan karyawan atau pekerja

· Mengembangkan moral kepada para karyawan

· Menjaga hubungan yang baik antara manajemen tingkat menengah dan para pekerja

· Menginformasikan keputusan yang diambil oleh manajemen kepada para karyawan atau pekerja, selain itu manajemen tingkat pertama ini memberi informasi mengenai kinerja, hambatan atau kesulitan, perasaan, tuntutan ataupun hal lainnya dari para karyawan atau pekerja

· Manajemen tingkat ini lebih banyak menghabiskan waktu untuk mengendalikan dan mengarahkan pekerja

· Menyusun rencana harian, mingguan serta bulanan. tidak menyusun rencana jangka panjang

· Mempunyai kewenangan yang terbatasi namun tanggung jawab yang penting untuk mendapatkan pekerjaan yang dijalankan dari pekerja. Manajemen lini pertama ini dengan teratur harus memberi laporan dan bertanggung jawab secara langsung kepada manajemen level menengah

· Manajemen lini pertama ini juga membutuhkan keterampilan yang bersifat lebih teknikal dan kemampuan dalam berkomunikasi.

5. Tahapan Pengambilan Keputusan

Simon (1960) memperkenalkan empat aktivitas dalam proses pengambilan keputusan :

a) Intelligence : Pengumpulan informasi untuk mengidentifikasikan permasalahan.

b) Design : Tahap perancangan solusi dalam bentuk alternatif2 pemecahan masalah.

c) Choice : Tahap memilih dari solusi dari alternatif2 yg disediakan.

d) Implementation : Tahap melaksanakan keputusan dan melaporkan hasilnya.

Contoh pengambilan keputusan “PT.Proweb Indonesia”

Alam lingkungan perusahaan, perlu sistematika dalam mengambil keputusan. Sistematika ini perlu supaya pengambilan keputusan dalam korporasi jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.

Lima langkah pengambilan keputusan itu adalah

Identifikasi masalah dan ketidakjelasan (uncertainties)

Misal untuk meningkatkan pendapatan perusahaan , kita ingin menaikkan harga jual dari produk atau jasa kita.

Jika berhasil maka pendapatan akan naik, tetapi jika menyebabkan calon pelanggan tidak mau beli maka malah menurunkan pendapatan

Mengumpulkan informasi

Kita bisa bertanya kepada sales apakah harga baru tersebut dapat diterima calon pelanggan. Lihat juga bagaimana pesaing-pesaing anda mengerjakan pricing.

Kita juga perlu mengadakan survei pasar apakah calon pelanggan kita bersedia membeli dengan harga baru tersebut.

Membuat prediksi kemungkinan yang terjadi

Pada tahap ini pikirkan alternatif-alternatif yang mungkin. Silahkan membuat anggaran kenaikan pendapatan dengan harga baru tersebut pada setiap alternatif.

Mengambil keputusan dari alternatif-alternatif yang ada

Silahkan membuat alternatif keputusan termasuk beberapa pilihan harga baru. Bisa juga ada pilihan harga lama tetapi spesifikasi dikurangi sehingga mengurangi biaya produksi. Pastikan tidak ada bias dalam pemikiran kita. Pastikan kita mengambil keputusan dengan obyektif. Dengan pemikiran yang matang silahkan mengambil salah satu alternatif keputusan tersebut.

Mengevaluasi hasil terhadap prediksi yang telah dibuat

Bandingkan hasil dengan prediksi yang telah kita buat dan lakukan evaluasi. Langkah ini penting untuk mengetahui apakah keputusan kita sudah tepat 100%. Jika perlu ada perbaikan-perbaikan, kita dapat memperbaiki langkah-langkah supaya hasilnya sesuai dengan yang kita harapkan.

Studi Kasus

DPR yang masih ragu dalam pengambilan keputusan menaikkan tarif listrik 10%. Ini di karenakan bentroknya pemerintah dengan masyarakat. Pemerintah yang ingin tarif di naikkan, dan masyarakatnyanya yang tidak setuju. Mungkin bagi pemerintah memaksa ingin menaikkan tarif 10% hanya hal biasa saja, tetapi bagi masyarakat apalagi yang tidak mampu ini adalah hal yang berat. Akibatnya pihak DPR pun belum mengambil keputusan apapun untuk menaikkan atau tidak.

Penjelasan Kasus:

Dari contoh kasus pengambilan keputusan dalam organisasi yang diangkat oleh kelompok kami, menurut kami DPR harus mengambil keputusan dengan bijak secepatnya agar permasalahan atau perselisihan dengan masyarakat bisa dapat diselesaikan.

Kesimpulan

1. Sebelum membuat keputusan, berdoalah kepada Allah dan lalukan shalat istikarah.

2. Siapkan perangkat ilmu (teori, metodologi) yang cukup sebelum membuat keputusan.

3. Melakukan musyawarah(sharing experiences) untuk membuat keputusan.

4. Lebih mengedepankan pertimbangan rasio daripada emosi dalam membuat keputusan.

5. Hati-hati dari pengaruh (pihak lain), dan jangan lengah serta tidak boleh tertipu (terprovokasi).

6. Memperhatikan aspek keseimbangan dalam mengkaji keputusan.

7. Harus teguh-kukuh dan tidak ragu dalam mengambil keputusan.

8. Bersegerahlah dalam merealisasikan segala keputusan.

9. Tidak sentralistik (kondisi yang otonom)

10. Pentingnya dinamika pertentangan dalam mengambil keputusan.

11. Segala bentuk keputusan yang telah diambil perlu dihormati secara proporsional tetapi jangan mensakralkan.