SIM Pada PT PLN

Posted by : Lintang Aprian Nur Asa Selasa, 20 November 2018

PENERAPAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

PADA PT PLN (PERSERO)

Sejarah Ketenagalistrikan di Indonesia dimulai pada akhir abad ke-19, ketika beberapa perusahaan Belanda mendirikan pembangkit tenaga listrik untuk keperluan sendiri. Pengusahaan tenaga listrik tersebut berkembang menjadi untuk kepentingan umum, diawali dengan perusahaan swasta Belanda yaitu NV.NIGM yang memperluas usahanya dari hanya di bidang gas ke bidang tenaga listrik.

Selama Perang Dunia II berlangsung, perusahaan-perusahaan listrik tersebut dikuasai oleh Jepang dan setelah kemerdekaan Indonesia, tanggal 17 Agustus 1945, perusahaan-perusahaan listrik tersebut direbut oleh pemuda-pemuda Indonesia pada bulan September 1945 dan diserahkan kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada tanggal 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas, dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik hanya sebesar 157,5 MW saja. Tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Tanggal 1 Januari 1965, BPU-PLN dibubarkan dan dibentuk 2 perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) yang mengelola tenaga listrik dan Perusahaan Gas Negara (PGN) yang mengelola gas.

Saat itu kapasitas pembangkit tenaga listrik PLN sebesar 300 MW. Tahun 1972, Pemerintah Indonesia menetapkan status Perusahaan Listrik Negara sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara (PLN). Tahun 1990 melalui Peraturan Pemerintah No. 17, PLN ditetapkan sebagai pemegang kuasa usaha ketenagalistrikan.

Tahun 1992, pemerintah memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan tenaga listrik. Sejalan dengan kebijakan di atas, pada bulan Juni 1994 status PLN dialihkan dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero).

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN MANAJEMEN DALAM PT PLN (PERSERO)

Program pengembangan system informasi manajemen PLN memprioritaskan implementasi aplikasi perusahaan dan manajemen pelanggan.

Aktivitas yang telah dilakukan perusahaan hingga akhir 2006 adalah antara lain

1. Enterprise Resource Planning (ERP)

• Operasi sepenuhnya dari system ERP dimulai dari 4 projek awal (pilot project),

antara lain: kantor utama, distribusi bali, distribusi Jakarta Raya dan Tangerang

dan PLN P3B.

• Inisiasi implementasi program Go Live Support Extension (GLSE)

2. Information Technology Master Plan (ITMP)

• Pembuatan aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP), dimana salah satunya adalah corporate and shared services (CSSC – Corporate Share Services Center).

• Pengaturan dari skenario yang terbesar dari pengembangan sebuah Customer

Information System (CIS).

3. Information Technology Detail Implementation Plan (ITDP)

Penyelesaian laporan dari awal, yaitu pengisian kuesioner untuk DisCo(Distribusi), TransCo(Transmisi), dan GenCo(Generasi), dan kemudian akan dilanjutkan dengan studi komparatif pada praktek terbaik sebelum kompilasi akhir dari dokumen perencanaan detail IT (IT Details Plan document).

4. Customer Information System (CIS)

Pembentukan tim koordinasi CIS PLN 2006 yang menyusun dan menyiapkan rencana kebijakan dan aktivitas untuk mengimplementasikan aplikasi CIS PLN 2006

5. E-Procurement

• Modul KHS (Unit Price Agreement) dari aplikasi e-Proc telah beroperasi dalam

beberapa bagian unit PLN.

• Aplikasi SIMAT menggunakan aplikasi data pendukung dari keseimbangan

supply material untuk e-Proc dalam 17 unit.

6. I-SMS

• Penyelesaian dari Service Cooperation Agreement untuk I-SMS 8123 untuk

periode tahun 2006-2007 antara PT PLN (Persero) dan operator selular sebagai

penyedia konten (Content Provider).

• Penandatanganan kontrak (Agreement) dari layanan I-SMS out-in Service Pilot Project Implementation telah diadakan di APJ Surabaya Selatan pada unit distribusi PLN Jawa Timur

ANALISIS

Dari penerapan sistem informasi manajemen dalam PLN seperti yang telah disebutkan diatas, merupakan penambahan dari sistem informasi manajemen yang sebelumnya telah ada pada tahun-tahun sebelumnya. Hal ini dilakukan tentu saja untuk menunjang operasi PLN dalam menyediakan listrik bagi masyarakat luas seiring dengan perkembangan teknologi dan tentu saja permintaan listrik dari pelanggan yang semakin besar sehingga diperlukan sistem informasi manajemen yang harus bisa menunjang permintaan tersebut.

Seperti yang kita ketahui, kebutuhan listrik belakangan ini menjadi kebutuhan yang mendasar dan menjadi semakin besar peranannya bagi kita semua, sehingga dengan perkembangan teknologi yang tentu saja memerlukan tenaga listrik, PLN sebagai salah satu penyedia tenaga listrik di Indonesia tentu saja harus bisa melayani pelanggannya dengan baik.

Dengan besarnya jumlah permintaan, tentu saja sistem informasi manajemen yang canggih sangat diperlukan untuk bisa mengatur semua data yang ada, mulai dari data pengadaan material penunjang pembangkit tenaga listrik, administrasi, meteran listrik yang akan diberi pada konsumen, hingga pencatatan dan pembebanan biaya atas pemakaian listrik oleh konsumen.

Dengan pembuatan aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP), yang telah dilakukan pada kantor utama, distribusi Bali, distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dan PLN P3B dan ditujukan sebagai program implementasi awal dari Go Live Support Extension yang ditujukan untuk mendukung perubahan sistem informasi manajemen secara luas dalam operasional PLN yang sebelumnya belum maksimal dalam menerapkan ERP. Selain telah menerapkan ERP, PLN juga sedang mengembangkan salah satu aplikasi ERP yang mencakup rencana pembuatan beberapa aplikasi yang termasuk dalam Information Technology Master Plan (ITMP) (rencana utama teknologi informasi) yang mencakup rencana pembuatan aplikasi corporate and shared services (CSSC – Corporate Share Services Center) yang menunjukkan integrasi antar unit PLN di satu wilayah operasi yang akan memudahkan pertukaran informasi antar unit PLN dalam wilayah operasi tersebut.

Cakupan pengembangan aplikasi menurut ITMP lainnya adalah pengaturan dari scenario yang terbesar dari pengembangan sebuah Customer Information System (CIS) yang tentu saja akan memudahkan pengaturan seluruh data pelanggan, dan untuk memudahkan penentuan beban tarif yang akan ditagih pada pelanggan, sebab dengan cara manual sudah sangat tidak memungkinkan dengan bertambahnya jumlah pelanggan PLN.

Dalam mengimplementasikan CIS ini, PLN telah membentuk tim untuk merancang kebijakan dan aktivitas untuk mengimplementasikan aplikasi CIS ini di tahun 2006. Pengembangan system infomasi lainnya yang diimplementasikan pada tahun 2006 adalah e-procurement, yaitu pengadaan barang secara on-line. Di sini, para supplier harus mendaftarkan perusahaannya terlebih dahulu pada PLN, setelah mendaftarkan perusahaan, PLN akan memberikan ID dan Password bagi perusahaan tersebut.

ID dan Password ini digunakan untuk masuk ke web site pengadaan PLN dan kemudian akan memberikan penawaran pada PLN. PLN kemudian akan melakukan perbandingan dengan perusahaan lain yang juga telah memberikan penawaran dengan modul KHS (Unit Price Agreement / persetujuan harga unit). Supplier yang keluar sebagai pemenang akan diberitahukan melalui e-mail, web site PLN maupun telepon.

Namun demikian, perlu diingat, penawaran tidak bisa diberikan pada PLN setiap saat, penawaran hanya bisa diberikan ketika PLN mengumumkan akan melakukan pembelanjaan. Aplikasi yang digunakan adalah aplikasi SIMAT yang menggunakan aplikasi data pendukung dari keseimbangan supply material untuk e-Proc dalam 17 unit.

Hal ini berarti bahwa jika salah satu jenis stock barang yang saling bergantung telah hampir habis, maka aplikasi ini akan memberitahukan untuk segera melakukan pengadaan material yang telah hamper habis tersebut. Sebagai contoh, satu buah tiang listrik harus menampung lima kabel listrik. Jika kabel listrik sisa 4, maka sistem akan segera memberitahukan untuk melakuikan pengadaan kabel listrik agar segera menjadi 5 untuk memenuhi syarat sebuah tiang listrik tersebut.

System informasi lainnya yang baru diterapkan adalah I-SMS 8123 yang akan selesai diimplementasikan pada tahun 2006-2007 antara PT PLN (Persero) dan operator selular sebagai penyedia konten (Content Provider) pada unit distribusi PLN Jawa Timur. Layanan ini akan memberitahukan jumlah pemakaian listrik dalam satu periode, cara dan tempat pembayaran yang bisa dipilih pelanggan, dan cabang-cabang PLN yang ada dalam wilayah tertentu. Namun demikian, dari sekian sistem informasi manajemen baru yang telah diimplementasikan PLN, dapat dikatakan belum memadai untuk melayani masyarakat, sebab keterbatasan sumber daya manusia yang menjadi kendala utama sulit untuk diatasi.

Seperti yang kita ketahui, ternyata jaringan listrik masih belum bisa dinikmati oleh seluruh masyarakat Indonesia, masih ada daerah-daerah tertentu yang belum merasakan listrik terutama untuk wilayah Irian Jaya dan sekitarnya (wilayah Indonesia bagian Timur), dan jangankan untuk wilayah Irian Jaya dan sekitarya yang memang sulit untuk dijangkau, daerah pedalaman dari pulau-pulau yang mudah diraih (Jawa, Sumatera, Kaliamantan dan Sulawesi) saja masih ada yang belum bias menggunakan listrik dari PLN.

Selain itu, tidak maksimalnya penerapan sistem informasi manajemen yang direncanakan dan diimplementasikan PLN dapat terlihat pada penerapan ERP yang hanya pada beberapa unit tertentu saja, belum pada seluruh unit di Indonesia. Dan integrasi sistem antar unit PLN dalam satu wilayah belum tentu maksimal, hal ini ditandai bahwa masih ada juga terjadi pencatatan atas beban listrik pelanggan yang lebih dari satu kali.

Hal ini tentu saja merugikan pelanggan. Penerapan CIS juga masih membutuhkan waktu yang belum jelas sebab dalam tahun 2006 saja hanya masih dalam tahap perencanaan, hal ini mengindikasikan implementasi masih belum tentu akan dilakukan kapan sedangkan CIS ini telah sangat dibutuhkan untuk melayani pelanggan yang semakin banyak, terutama dalam hal pencatatan dan pembebanan biaya, sehingga bisa dicegah terjadinya pencatatan dan pembebanan biaya yang lebih dari satu kali pada rekening listrik pelanggan atau bahkan mengklaim bahwa pelanggan belum membayar dan aliran listrik kepada pelanggan tersebut diputus, namun pada kenyataannya pelanggan tersebut sebenarnya telah membayar. Selain itu, layanan I-SMS juga hanya terbatas pada daerah Jawa dan itu juga belum maksimal serta belum dikembangkan hingga seluruh Indonesia.

KESIMPULAN

Sistem informasi manajemen Manajemen dalam PLN seperti yang telah disebutkan, merupakan penambahan dari sistem informasi manajemen manajemen yang sebelumnya telah ada pada tahun-tahun sebelumnya. Hal ini dilakukan tentu saja untuk menunjang operasi PLN dalam menyediakan listrik bagi masyarakat luas seiring dengan perkembangan teknologi dan tentu saja permintaan listrik dari pelanggan yang semakin besar sehingga diperlukan sistem informasi manajemen yang harus bisa menunjang permintaan tersebut.

Pembuatan aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP), telah dilakukan pada kantor utama, distribusi Bali, distribusi Jakarta Raya dan Tangerang dan PLN P3B dan ditujukan sebagai program implementasi awal dari Go Live Support Extension. PLN juga sedang mengembangkan salah satu aplikasi ERP yang mencakup rencana pembuatan beberapa aplikasi yang termasuk dalam Information Technology Master Plan (ITMP) (rencana utama teknologi informasi) yang mencakup rencana pembuatan aplikasi corporate and shared services (CSSC – Corporate Share Services Center), Customer Information System (CIS), e-procurement, dan I-SMS 8123.

Dari sekian jumlah sistem informasi manajemen baru yang telah diimplementasikan PLN, dapat dikatakan belum memadai untuk melayani masyarakat, sebab keterbatasan sumber daya manusia yang menjadi kendala utama sulit untuk diatasi. Penerapan CIS juga masih membutuhkan waktu yang belum jelas sebab dalam tahun 2006 saja hanya masih dalam tahap perencanaan.

SARAN / HAMBATAN DALAM PENERAPAN

1. PLN seharusnya membuat estimasi waktu dan tahapan yang akan diselesaikan dalam jangka waktu tertentu agar bisa lebih jelas dalam melakukan pengendalian.

2. Penerapan sistem informasi manajemen dalam PLN sebaiknya segera dilakukan berhubungan dengan teknologi yang makin maju ini, masyarakat tentu saja membutuhkan pelayanan yang lebih baik.

3. Dalam menerapkan system informasi, PLN sebaiknya membagi proporsi yang sesuai bagi setiap kantor pusat wilayah, bukan hanya pada satu wilayah, seperti hanya pada pulau jawa saja, sedangkan untuk wilayah Sumatera, Sulawesi, Kalimantan, dan Irian belum mendapat bagian penerapan sama sekali. Hal ini ditujukan agar bisa lebih mudah untuk menerapkan seluruh system ERP pada seluruh cabang, baik pusat maupun cabang pembantu agar di kemudian hari bisa lebih mudah dalam menerapkan/menyebarluaskan penerapan system untuk seluruh bagian PLN sebab seperti yang kita ketahui, lain wilayah, lain budaya, jadi PLN harus bisa memperhatikan sebaik mungkin hal ini dalam penerimaan system oleh orang-orang yang bekerja di PLN setiap wilayah.